Las 5 mejores prácticas para administrar mejor tu flotilla

October 23, 2020

Las 5 mejores prácticas para administrar mejor tu flotilla

Hoy más que nunca estamos utilizando nuestros vehículos con fines comerciales. La pandemia nos ha obligado a ofrecer servicio de entrega a domicilio, ya sea por un tercero o por nuestra propia logística. Y aunque buscamos la forma de hacer más en menos tiempo, no todo es mejorar la productividad de nuestros vehículos, es importante no descuidarlos y reducir costos operativos.

Gestionar una flotilla de vehículos puede ser un dolor de cabeza si no se tiene un orden, una rutina o un sistema para hacerlo, es por ello que te compartimos las 4 mejores prácticas para una mejor administración:

1.- Debe haber una persona responsable para esta actividad

Aunque este consejo es muy obvio, muchas empresas no lo aplican. A partir de 5 vehículos ya se puede considerar un trabajo de medio tiempo,  y a partir de 10, de tiempo completo. La buena noticia es que más vehículos no significan más personas a cargo, siempre y cuando se tenga un buen sistema para administrar la información de tus vehículos.

2.- Definir los indicadores significativos y registrar diariamente los datos derivados

Comenzando a administrar una flotilla de vehículos? Primero debes definir cuáles son los indicadores relevantes para ti y tu empresa. Y aunque puede haber algunas pequeñas diferencias entre empresas, los más básicos que debes cubrir son: consumo de gasolina, kilometraje,  historial de incidencias por vehículo y checklist de puntos de verificación. 

Lo más recomendado es tener la información digital y siempre al día; y si estas pensando que ya es mucho trabajo para una sola persona encargada, no lo es. No lo es porque el encargado no necesariamente debe ser quien captura los datos. En el mundo digital que vivimos, hay un sin fin de plataformas que te pueden ayudar a registrar esta información de manera digital, y esto se puede delegar a los mismos conductores de los vehículos. Claro está que los conductores se pueden equivocar o mentir a la hora de subir la información, pero esto se puede resolver con una auditoria semanal, revisando que las capturas cuadren.

3.- Utilizar alguna plataforma de GPS para conocer las ubicaciones de tus vehículos

Si los vehículos tienen GPS y/o puedes calcular distancias recorridas, tus conductores difícilmente podrán mentirle al sistema. Establece tus rutas y geocercas y busca una plataforma que te permita programar alertas. Asegúrate de revisar periódicamente los recorridos realizados, y en el caso de tener muchos vehículos, programa revisiones aleatorias. Dale la impresión a tus conductores de que sabes donde están y la pensaran dos veces antes de desviarse sin permiso.

4.- Concientizar al personal: los vehículos son activos que generan empleo

Un vehículo en una empresa, es un generador de capital. Es como una máquina para una maquiladora que debe tener su mantenimiento adecuado, y el usuario del mismo debe hacerse cargo de notificar cualquier anomalía. Los empleos dependen del funcionamiento correcto de estos generadores de capital y un vehículo no es la excepción. Un equipo consciente de esto facilita y agiliza mucho la administración correcta de una flotilla.

5.- Ten una rutina para capturar los datos

Seguramente el gerente o encargado de flotilla tenga muchas actividades que atender durante el día. Un servicio correctivo sale sin avisar,  enfrente de ti tienes a un conductor explicando porque se retraso y solo te quedan 5 minutos para registrar el consumo de gasolina del conductor anterior. Las actividades se presentarán de forma aleatoria y atenderlas sin un orden solo generará caos. Establece políticas y horarios con los conductores para revisiones y captura de datos. Busca un software que te ofrezca notificaciones cuando se acerque la necesidad de darle un servicio preventivo y asegurate de darle su mantenimiento en su tiempo adecuado.

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